مسئول واحد دبیرخانه: سید رضا ناصری

شرح وظایف کارکنان واحد دبیرخانه

۱. ثبت کلیه مکاتبات چه بصورت حضوری ارباب رجوع و چه بصورت پستی با استفاده از نرم افزاری دبیرخانه
۲. ثبت و ارجاع کلیه مکاتبات حسب دستور مقام مافوق شبکه
۳. مشخص نمودن عنوان فرستنده و گیرنده و شماره و تاریخ نامه های در دست اقدام
۴. کپی برداری از ارجاعات مقام مافوق و ارسال آن به واحد های مربوطه
۵. اسکن نمودن نامه ها و مکاتبات داخلی و خارجی
۶. بایگانی نمودن سوابق نامه های صادره در زونکن مخصوص
۷. پیگیری سوابق نامه ها حسب دستور مقام مافوق شبکه
۸. ممهور نمودن نامه ها و مکاتبات طبق امضاء مدیر و معاونین
9. back up گرفتن از کلیه مکاتبات و نرم افزار نمودن اطلاعات مربوطه
۱۰. کنترل و تفکیک نامه های اداری طبق موضوع
۱۱. حفظ و نگهداری سوابق نامه ها و اوراق طبق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوطه بر اساس روش تعیین شده
۱۲. ثبت کلیه فاکس های دریافتی و ارسال به واحد مربوطه حسب دستور مقام مافوق