واحد دبیرخانه

شرح وظایف کارکنان واحد دبیرخانه :

     1 - ثبت کلیه مکاتبات چه بصورت حضوری ارباب رجوع و چه بصورت پستی با استفاده از نرم افزاری دبیرخانه

     2 - ثبت و ارجاع کلیه مکاتبات حسب دستور مقام مافوق شبکه

     3 - مشخص نمودن عنوان فرستنده و گیرنده و شماره و تاریخ نامه های در دست اقدام

     4 - کپی برداری از ارجاعات مقام مافوق و ارسال آن به واحد های مربوطه

     5 -اسکن نمودن نامه ها و مکاتبات داخلی و خارجی

     6 - بایگانی نمودن سوابق نامه های صادره در زونکن مخصوص

     7 - پیگیری سوابق نامه ها حسب دستور مقام مافوق شبکه

     8 - ممهور نمودن نامه ها و مکاتبات طبق امضاء مدیر و معاونین

     9 - back up گرفتن از کلیه مکاتبات و نرم افزار نمودن اطلاعات مربوطه

     10 - کنترل و تفکیک نامه های اداری طبق موضوع

     11 - حفظ و نگهداری سوابق نامه ها و اوراق طبق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوطه بر اساس روش تعیین شده

     12 - ثبت کلیه فاکس های دریافتی و ارسال به واحد مربوطه حسب دستور مقام مافوق